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3 techniques pour collaborer efficacement sur ses campagnes emailing

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3 techniques pour collaborer efficacement sur ses campagnes emailing

Julie Paci
3 techniques pour collaborer efficacement sur ses campagnes emailing

Un call Slack avec l’équipe UK le matin, quelques échanges au sein d’un Google Docs avec un freelance le midi et l’après-midi en télétravail. Eh oui, vous l’aurez remarqué, l’environnement de travail des équipes marketing a largement évolué ces dernières années. Les équipes sont de moins en moins sur un même lieu de travail (des marques telles que Zapier ou Buffer ont même 100% de leurs équipes à distance), les projets nécessitent de faire appel à de plus en plus d’acteurs (aussi bien en interne qu’en externe) et les entreprises exigent un niveau d’agilité toujours plus important.

Par exemple, les spécialistes du marketing travaillent quotidiennement avec des agences pour leurs campagnes marketing, en particulier sur celles concernant l’emailing. Et alors que l’email représente le canal de communication le plus efficace et le plus rentable, il est indispensable pour les équipes marketing de pouvoir collaborer efficacement sur leurs campagnes emailing. Pour cela, il existe des techniques simples à mettre en place que nous allons vous confier ici. En appliquant ces conseils, votre équipe gagnera largement en productivité lors de la création et de l’envoi de vos emails !

Technique N°1 : Créer des sous-comptes

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Les entreprises réalisent au quotidien différents types d’envois en fonction de leurs objectifs et des destinataires ciblés. Et selon la typologie de ces emails, ce n’est pas toujours la même personne, voire la même équipe, qui en charge de les concevoir et de les envoyer. Par exemple, une personne sera en charge de la newsletter hebdomadaire et une autre sera responsable des invitations aux événements. De ce fait, de nombreuses personnes au sein de l’entreprise sont amenées à travailler sur un même compte.

Malheureusement, il arrive alors que certaines modifications qui n’auraient pas dues être faites soient réalisées sur des campagnes emailing.

Pour éviter ce type de déconvenues, je vous recommande de créer des sous-comptes dédiés en fonction de vos différents types d’envois. De cette façon, vous aurez par exemple un sous-compte dédié uniquement à la gestion des newsletters, un sous-compte dédié uniquement aux invitations aux événements, etc.

L’avantage est que cela permet de contrôler qui peut avoir accès à quoi. Ainsi, une personne qui travaille uniquement sur les invitations aux événements ne pourra pas faire de modifications sur la newsletter et vice-versa. Pour aller plus loin, vous pouvez même définir des rôles et permissions avancées à chaque membre de l’équipe en fonction de leur profil (pour chacun de ces sous-comptes). Vous pourrez ainsi donner des permissions spécifiques à votre designer, d’autres à votre rédacteur... Ainsi, vous pourrez contrôler ce que chacun des membres de l’équipe peut faire au sein du sous-compte auquel il a accès.

Le conseil en + : je vous recommande également de séparer vos envois marketing de vos envois transactionnels. Ainsi, les éventuelles restrictions d'envoi (souvent déclenchées par des statistiques non conformes ou par des mauvaises pratiques emailing liées au compte utilisé pour vos campagnes marketing) n'auront aucun impact sur l'envoi de vos emails transactionnels.

Technique N°2 : Gérer ses modèles d’emails

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Généralement, les entreprises disposent d’un modèle d’email dédié pour chacun des types d’envois qui sont réalisés : un modèle pour la newsletter, un modèle pour les lancements de produits, un modèle pour les campagnes promotionnelles… Et il n’est pas toujours facile pour les membres d’une équipe de s’y retrouver parmi ces différents templates. C’est la raison pour laquelle je vous conseille de prendre le temps de trier vos modèles par typologie d’emails. Et si vous travaillez avec des équipes présentes dans d’autres pays, je vous recommande également de les trier par langue.

Avec des libellées clairement définis par typologie et par langue, chacun des membres de votre équipe pourra retrouver facilement les modèles dont il a besoin.

L’avantage ? Limiter les pertes de temps inutiles à ouvrir tous les modèles un par un pour retrouver celui que vous cherchez - oui oui, nous sommes tous passés par là 😉

Mais au-delà d’avoir une galerie de modèles d’emails bien organisée, les entreprises doivent également s’assurer que le style et le contenu de certaines sections soient bien respectés. L’objectif pour les marques est de garantir le respect de leur charte graphique et éditoriale, mais également d’harmoniser l’ensemble des communications qui sont envoyées.

Par exemple, il peut être nécessaire de s’assurer que le footer soit exactement le même sur tous les emails délivrés par la marque. Ainsi, afin de garantir que personne ne puisse effectuer de modifications sur le design et le wording de sections spécifiques, je vous recommande de les verrouiller. Pour aller encore plus loin et vous assurer que tous les modèles envoyés ont bien été validés, vous pouvez même paramétrer votre compte pour empêcher les utilisateurs de publier des modèles sans permission. De cette manière, chaque template devra être validé par une personne spécifique avant de pouvoir être publié.

Technique N°3 : Travailler à plusieurs en temps réel

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Ça y est, vous avez créé vos sous-comptes, défini les permissions pour chacun des membres de votre équipe et verrouillé le design/le contenu des sections de vos modèles ? Alors vous êtes prêt(e) à travailler sereinement avec les membres de votre équipe ou avec des personnes extérieures sur la création de vos emails.

Afin de ne pas perdre de temps à attendre qu’une autre personne finisse de travailler sur sa partie, je vous conseille de travailler à plusieurs en temps réel directement au sein de votre éditeur d’emails. Ainsi, vous pourrez échanger vos remarques dans l'éditeur exactement comme vous le faites déjà sur vos documents grâce à Google Docs ! Non seulement cela vous évitera d’écraser les modifications de vos collègues mais surtout, vous avancerez plus vite sur l’ensemble du processus de création.

Le mot de la fin

Concevoir des emails est un véritable travail d’équipe. Même dans les PME, il est possible d’avoir jusqu’à huit personnes qui travaillent sur les templates d’emails, des designeurs aux copywriters en passant par les développeurs et les responsables CRM. De plus, les entreprises utilisent généralement différents types d’emails (transactionnels, automatisation, marketing), qui sont gérés par différentes équipes. C’est pourquoi il est indispensable de mettre en place ces différentes techniques qui permettront aux équipes de gagner en efficacité.

Pour cela, sélectionnez avec attention la solution emailing que vous allez utiliser pour envoyer vos campagnes emailing et vérifiez que cette dernière réponde bien à vos besoins de collaboration. Il est très important que votre plateforme emailing propose des fonctionnalités collaboratives qui vous permettront de travailler efficacement avec les autres membres de votre équipe.

Pour répondre à ces besoins, Mailjet - la solution emailing des équipes agiles - propose un ensemble de fonctionnalités collaboratives permettant notamment aux équipes de travailler à plusieurs en temps réel et d’échanger des commentaires directement au sein de l’éditeur d’emails.

Mailjet collaboration GIF

Pour les agences et les plus grosses structures, Mailjet offre également la possibilité de verrouiller des sections et de faire des demandes de publication afin de garder le contrôle sur le contenu et le design des emails. Enfin, Mailjet permet de créer différents sous-comptes et de fournir des rôles et des permissions avancées.

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Passionnée du marketing et des nouvelles technologies, Julie Paci est en charge de définir et de mettre en place la stratégie marketing pour la France au sein de Mailjet, le leader européen de l’envoi d’emails marketing et transactionnels.
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Commentaires

Il reste 2000 caractères
Cyril GOURGEOT
L'une des nombreuses forces des outils de mailing est la possibilité de créer de manière très intuitive les gabarits des mails à l'aide de cliquer/glisser, générant un thème responsive.

C'est ce qui manque aux mails transactionnels des CMS type Prestashop. Avez-vous des conseils pour bénéficier de ces fonctionnalités pour les mails transactionnels afin de les rendre sexy, responsive et facile à faire évoluer par les marchands ?
Bonjour Julie,
Merci pour votre article et les infographies !
J'ai une question sur la première technique :
Y a-t-il des outils pour créer et gérer des sous-comptes ? Ou bien c'est possible de le faire directement sur gmail ?
Julie Paci
Delphine Marrot
Bonjour Delphine,
Vous pouvez le faire directement à partir de votre solution d'emailing (et non à partir de votre client de messagerie tel que Gmail). Par exemple si vous utilisez Mailjet, voici la procédure à suivre : https://app.mailjet.com/support/comment-creer-un-sous-compte-ou-une-cle-api-supplementaire,739.htm
J'espère que c'est plus clair :)
Julie Paci
Oui, maintenant c'est clair, merci :)
Julie Paci
Delphine Marrot
Parfait ! Bonne journée :)

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