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Anna Kochegura

Top 5 des conseils pour optimiser vos rendez-vous d’affaires

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Top 5 des conseils pour optimiser vos rendez-vous d’affaires

Anna Kochegura
Top 5 des conseils pour optimiser vos rendez-vous d’affaires

Face à des dirigeants et des managers de plus en plus surbookés et connectés, donc de moins en moins disponibles pour participer à des évènements on-site, les professionnels du business event l’ont bien compris : les meetings one-to-one doivent offrir des opportunités très ciblées, du contenu ultra-qualifié, et du networking à haute valeur ajoutée. Ils développent à ce titre depuis quelques années des initiatives de matchmaking entre les décideurs de divers secteurs d’activité. Comment profiter un maximum de ces nouvelles opportunités ? Voici le top 5 des réflexes indispensables pour profiter au maximum de vos rendez-vous d'affaires !

1. Choisir des business meeting associant expos, ateliers et one-to-one

Salons, expos, congrès, sectoriels ou transversaux… les évènements business foisonnent tout au long de l’année. Le premier objectif est donc de bien sélectionner ceux auxquels vous devez absolument participer. Ici, le hasard ou la proximité n’ont pas leur place. C’est le potentiel de remontées commerciales qui doit vous guider. Notoriété, statistiques de fréquentation, nombre d’exposants sont des premiers indicateurs d’intérêt. Mais au-delà, la dynamique de l’événement et son organisation sont aussi à bien étudier.

Privilégiez des expériences vous offrant des points de contact variés avec vos clients et vos prospects : approche informelle sur stand, mais aussi échange en workshop restreint, partage en conférence plénière, rapprochement en speed meeting, et négociation en one-to-one plus approfondi autour d’un repas ou en salon privé… 

C’est justement le cocktail séduisant que proposent de nombreux business events, pour lesquels le rendez-vous d’affaires n’est pas seulement un préalable formel à la transaction : c’est pour eux une véritable rencontre entre des pratiques et des visions du monde qui s’enrichissent mutuellement. Shake your commerce, ou encore CRM Meetings proposent à ce titre des expériences business globales à 360°, alliant boost camp, intervention de speakers réputés, ateliers, et rendez-vous pré-organisés entre exposants et leaders de marché.

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2. Programmer ses rendez-vous en profilant ses buyers personas

Autre avantage considérable offert par les business meetings « nouvelle génération » : l’événement commence avant l’événement… et vous permet d’optimiser chacune de vos rencontres.

À l’instar de CRM Meetings, certains salons mettent à votre disposition des plates-formes pré-event de matchmaking, sur lesquelles vous pouvez programmer à l’avance vos rendez-vous, et entrer en contact immédiatement avec vos cibles commerciales. 

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Pour maximiser encore davantage vos opportunités, ajustez votre planning de rendez-vous dans toutes ses dimensions en vous posant les bonnes questions :

  • Qui ? Sélectionnez vos futurs interlocuteurs avec un œil de lynx pour booster votre projet… et votre ROI.
  • Quand ? Priorisez vos rendez-vous, mais selon un timing qui soit tenable. N’oubliez pas que le off est aussi important que le on.
  • Comment ? Speed meeting, petit-déjeuner en one-to-one ou repas en petit comité… Choisissez le format de rendez-vous le plus adapté à votre disponibilité et à la maturité de votre projet.

3. Préparez ses rencontres d’affaires à l’avance

Les Top décideurs que vous convoitez ont accepté votre invitation ? Il est temps de bien préparer votre rencontre pour qu’elle ne se limite pas à une simple entrevue mais vienne confirmer des perspectives concrètes de collaboration.

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Tout d’abord, travaillez sur votre propre présentation : vos intentions doivent être claires, et la valeur ajoutée de vos solutions compréhensibles en quelques minutes. Surtout, elles doivent être adressées de façon adaptée à vos différents interlocuteurs, en fonction des buyers personas dont ils se rapprochent le plus. Lecture de leurs derniers communiqués de presse, consultation de leurs sites corporate, mais aussi de forums, de cas pratiques ou de livres blancs vous y aideront.

Dans le même temps, anticipez les besoins de vos prospects, et identifiez leurs positionnements respectifs dans le cycle de vente pour éviter de vous retrouver hors sujet. Pré-formulez les grands axes de cahiers des charges que vous pourrez leur proposer : il vous sera d’autant plus facile de les ajuster dans le cours de votre discussion.

4. Mobiliser son feeling, pour se différencier

Bien sûr, votre elevator pitch doit être plus que rôdé… mais ne soyez pas non plus trop mécanique ! Pour être réussi, votre rendez-vous d’affaires doit aussi être une rencontre humaine qui marque suffisamment votre interlocuteur. Ce dernier n’est d’ailleurs pas qu’un décideur : c’est aussi une personne, avec qui vous gagnez à vous familiariser. Consultez son profil Linkedin, ses dernières interviews, et connaissez au moins 3 faits marquants de sa carrière.

Un peu de confort et d’organisation aident aussi à instiller un peu de convivialité dans des échanges qui peuvent vite avoir tendance à tous se ressembler quand ils se succèdent à bonne cadence toute la journée. Mettez vos prospects à l’aise avec quelques réflexes de bon sens : un brin de ponctualité à l’arrivée, un poil d’originalité, un zeste de décontraction, une bonne dose d’efficacité… mais aussi de brièveté : sachez prendre congé dans les temps, sans être gêné, tout le monde en sera satisfait.

Un petit + ? Ponctuez votre conversation par un cadeau personnalisé, si possible aux couleurs de votre projet !

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5. Exploiter toutes les potentialités de son business meeting, même à la marge

L’avantage de rencontrer ses futurs clients lors d’une convention d’affaires, c’est qu’au delà du one-to-one qu’ils vous ont accordé, vous avez d’autres occasions de les y croiser : petit-déjeuner, cocktail d’ouverture, dîner, gala… Autant d’opportunités de nouer la conversation autrement, et de tisser votre networking dans une ambiance moins formelle. Attention toutefois à apprécier avec modération vos apéritifs afterwork, afin de ne pas laisser un souvenir, certes éventuellement impérissable, mais peu constructif à vos prospects !

Et pourquoi ne pas profiter de votre meeting pour aborder différemment vos futurs clients, en leur proposant par exemple une interview vidéo sur votre stand pour qu’ils expriment leur avis sur un sujet d’actualité, ou partagent des conseils d’experts ? Une proposition qui peut constituer une entrée en matière commerciale originale, et qui peut aussi participer à étoffer votre audience si votre initiative est distribuée sur différents canaux.

La suite dépend de vous :) Bon meeting !

CRM Meetings Cannes 2016

Event Marketing Manager chez SEMrush

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